Este ano, segundo algumas vertentes da astrologia, é regido pelo Sol. Partindo desse princípio, resolvi que iria me organizar melhor, assim produziria mais e minimizaria o desgaste. Somente assim poderia ter tempo para mim, pois sobrecarrego-me de funções. Portanto, iniciei o uso de uma série de ferramentas para produtividade e pretendo escrever sobre cada uma delas nos meus próximos artigos.

A iniciativa de organizar meus e-mails surgiu depois que percebi que, diante de tantas tarefas e trabalhos, precisava que o mesmo ficasse inteligente e de fácil acesso. Organização e produtividade eram as palavras-chave. Era insuportável abrir meu e-mail e perceber que não conseguia ler nem a metade, muito menos responder o que era necessário sem perder um enorme tempo.

Eu uso o Gmail, ele tem muitos recursos interessantes e, quando bem configurado, é um ótimo centralizador de tarefas (pelo menos para as pessoas que trabalham ativamente com e-mails).  Colocar em ordem minha caixa de e-mails era uma tarefa hercúlea e praticamente um karma a ser trabalhado: eram mais de três mil  e-mails não lidos, várias etiquetas sem sentido (labels) e muitos filtros desatualizados.

Após conversar com Lee , recebi a indicação de uma útil ferramenta para o Gmail , o GTD Inbox. No entanto, para fazer bom uso dela, primeiro precisaria organizar o caos que era a caixa de entrada. Neste ritmo, procurei por novas ferramentas e descobri a metodologia GTD (Get Things Done)[1] . Coloquei-a em prática.

A primeira ação a ser executada era limpar a minha caixa de entrada, pois precisava centralizar minhas contas de e-mail sem tornar tudo um caos. E lá fui eu, várias horas de trabalho focado, pronto! Caixa de entrada zerada.

Como funcionou isso na prática?

Não era apenas selecionar tudo e apagar. Existiam e-mails importantes e outros que poderiam servir de fonte de pesquisas, portanto, estabeleci alguns critérios:

* e-mails de listas que não leio foram excluídos (e os vínculos com a lista, desfeitos);

* e-mail das listas que leio foram lidos rapidamente e guardados em uma etiqueta (os úteis) ou excluídos (os inúteis);

* e-mails fora de lista foram guardados em etiquetas específicas, mas somente aqueles realmente necessários,  importantes, ou que continham algum vínculo emocional (ótima oportunidade para excluir pessoas de sua vista e de sua vida);

* criei filtros para cada uma das etiquetas;

* todas as etiquetas foram renomeadas para se adequarem ao sistema do GTD Inbox, ou seja: P (projetos); R (referências), S (status: action, next action, waiting on, some day, finished).

E ficou assim (claro que não vou colocar aqui todas as minhas etiquetas):

* P/Garotas Nerds: projeto Garotas Nerds, com filtro direcionando as mensagens relacionadas para esta etiqueta;

* R/Política, R/Tech: duas referências, política e tecnologia, neste caso servem para guardar os e-mails lidos para futura referência;

* S/Action: criei um filtro para que todos os e-mails recebidos caiam nessa etiqueta, o que me “força” a decidir o que fazer.

* S/Next Action, S/Waiting On, S/Finished: Substituí essas pelo recuso do Google Labs[2] de Superstars, então uso exclamações, estrelas e demais símbolos e, quando finalizo a tarefa, arquivo o e-mail.

Feito isso, instalei a extensão (para Firefox) do GTD Inbox que, automaticamente, reconheceu-as e adicionou funcionalidades que facilitam a organização. Desde então meu e-mail deixou de ser um problema e transformou-se em solução.

É isso. Comentem suas experiências! Sugiram, critiquem, elogiem, esse espaço é de vocês.

Luz, paz e harmonia para todos nós.

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{Notas}

[1] Getting Things Done (GTD), de David Allen, livro que no Brasil ganhou as traduções de “Produtividade Pessoal” e mais recentemente “A Arte de Fazer Acontecer”
[2] Até dia 31/03/2009 o recurso estava disponível apenas para o idioma inglês. Agora está disponível em português e mais 48 idiomas.
Para configurar entre no link Configurações e depois clique em Labs. Há muitos recursos que podem ser habilitados, entre eles, o superstars (que não sei como seria o nome em português, pois meu gmail está em inglês).

{Referências}

Essencia do GTD

Caindo na Real (‘Getting Real’)

GTD. Será que funciona?