Dando sequência à serie de posts sobre organização, hoje o tema é um serviço/aplicativo que me ajuda muito no gerenciamento de anotações, postagens, prints e demais atividades onde seja necessário copiar algo, salvar e acessar sem grandes problemas no futuro. Este programa é o Evernote .

Simples, bonito e gratuito, esse aplicativo permite a transferência de dados mensal de 40MB, direto em sua conta, o que já é mais do que suficiente para pessoas que o utilizam apenas para fotos e/ou textos e arquivos de áudio. Por motivos óbvios ele também disponibiliza um serviço pago, de $5 por mês, que permite o upload de 500MB por mês, ou seja, se você estiver disposto a pagar, terá uma ótima ferramenta para backup.

Pois bem, vamos aos fatos.
Utilizo o serviço desde 30/06/2008 e tenho apreciado cada vez mais seus recursos. Ele permite a captura de qualquer tipo de informação, seja textual ou gráfica, além de também suportar o armazenamento de arquivos de áudio. O recurso de captura pode ser utilizado no seu desktop, na web ou no seu dispositivo móvel.

Com ele é possível o armazenamento de anotações em notebooks e  você pode criar quantos desejar! É possível ainda utilizar tags para uma melhor organização, efetuar buscas e a edição de suas notas. Ou seja, acessibilidade, organização e fácil localização.

Aqui em casa utilizo tanto o Windows 7 (teste), quanto o Ubuntu (atualizado para 9.04!!! uhul!), mas, infelizmente, não existe suporte para desktop linux, no entanto, a integração com o Windows é fantástica! Quando desejo copiar um artigo por exemplo, seleciono o texto e aperto a sequência de teclas [windows]+[a] e pronto, mais uma nota é adicionada. Se desejo fazer um snapshot, aperto a tecla PrtScn e surge na tela a opção de selecionar a área e salvar (abaixo um print que fiz com esse programa, da interface desktop: à esquerda os notebooks, à direta a visualização das notas). O recurso arrastar e soltar (drag and drop) também é funcional, fazendo do Evernote uma ferramenta robusta e funcional!

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Em meu último artigo para o garotas nerds. escrevi a respeito do uso da técnica GTD na organização da caixa de e-mails. Hoje pretendo dar sequência ao tema “organização”, comentando sobre outra técnica, a dos mapas mentais:

Mapa mental, ou mapa da mente é o nome dado para um tipo de diagrama, sistematizado pelo inglês Tony Buzan, voltado para a gestão de informações, de conhecimento e de capital intelectual; para a compreensão e solução de problemas; na memorização e aprendizado; na criação de manuais, livros e palestras; como ferramenta de brainstorming (tempestade cerebral); e no auxílio da gestão estratégica de uma empresa ou negócio.
Na América do Sul, Viviani Bovo e Walther Hermann tratam da aplicação das técnicas gráficas de gerenciamento de informações, ao aprendizado, à expansão da criatividade e à criação de conhecimentos. Grupos de estudo têm se formado pelo mundo, geralmente ligados ao Centro Buzan, para estudar e compreender o sistema de mapas mentais. Por outro lado, o motivador Aldo Novak considera que o sistema de gestão gráfica é ideal para aplicações na organização pessoal, profissional e corporativa. [1]

Sou uma pessoa que atua em diversas frentes, sou educadora, mas também presto outros tipos de serviços e escrevo em blogs. A utilização desta forma de organização mental permite que desenvolva resumos de aulas, artigos, esquemas de estudo, planeje meu dia, minha semana e muito mais, ou seja, os mapas mentais me ajudam e muito no processo de criação e desenvolvimento.

O interessante desta técnica é que você pode coloca-la em prática de muitas maneiras, pode desenhar o mapa manualmente em qualquer lugar e a qualquer hora. Já perdi a conta das vezes em que preparei mapas mentais do meu dia, ou de determinado assunto, dentro de ônibus ou outros tipos de transportes públicos. Para além disso, o fato de você colocar informações, que antes estavam desorganizadas em sua mente, em um suporte (papel, documento virtual, programas específicos)  e de forma organizada, permite a criação e a maior utilização de sua imaginação (sendo que quando o mapa mental é feito à mão certamente o estímulo do lado direito do cérebro é ainda mais forte), desenvolvendo portanto, a criatividade.

Essas “árvores temáticas“, que podem ser feitas somente de esquemas textuais, ou repletas de desenhos ilustrativos dos assuntos anotados,  tem multiplos usos, desde o planejamento (de eventos, artigos ou aulas), a aprendizagem (ensinar a alguém, como uma receita por exemplo, fazer o fichamento de algum livro, anotações de algum treinamento), a criação (processo de brainstorming) ou ainda, auxiliar nossa mente a lembrar das coisas.

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Este ano, segundo algumas vertentes da astrologia, é regido pelo Sol. Partindo desse princípio, resolvi que iria me organizar melhor, assim produziria mais e minimizaria o desgaste. Somente assim poderia ter tempo para mim, pois sobrecarrego-me de funções. Portanto, iniciei o uso de uma série de ferramentas para produtividade e pretendo escrever sobre cada uma delas nos meus próximos artigos.

A iniciativa de organizar meus e-mails surgiu depois que percebi que, diante de tantas tarefas e trabalhos, precisava que o mesmo ficasse inteligente e de fácil acesso. Organização e produtividade eram as palavras-chave. Era insuportável abrir meu e-mail e perceber que não conseguia ler nem a metade, muito menos responder o que era necessário sem perder um enorme tempo.

Eu uso o Gmail, ele tem muitos recursos interessantes e, quando bem configurado, é um ótimo centralizador de tarefas (pelo menos para as pessoas que trabalham ativamente com e-mails).  Colocar em ordem minha caixa de e-mails era uma tarefa hercúlea e praticamente um karma a ser trabalhado: eram mais de três mil  e-mails não lidos, várias etiquetas sem sentido (labels) e muitos filtros desatualizados.

Após conversar com Lee , recebi a indicação de uma útil ferramenta para o Gmail , o GTD Inbox. No entanto, para fazer bom uso dela, primeiro precisaria organizar o caos que era a caixa de entrada. Neste ritmo, procurei por novas ferramentas e descobri a metodologia GTD (Get Things Done)[1] . Coloquei-a em prática.

A primeira ação a ser executada era limpar a minha caixa de entrada, pois precisava centralizar minhas contas de e-mail sem tornar tudo um caos. E lá fui eu, várias horas de trabalho focado, pronto! Caixa de entrada zerada.

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